Chapitre 2

Le référentiel

Le second chapitre est consacré à la prise en main de l’ergonomie Lina et au référentiel.

1. Qu’est-ce que le référentiel ?

2. Déclaration de l’entreprise

3. Déclaration des salarié.e.s

4. Déclaration des clients

5. Déclaration des fournisseurs

6. Déclaration des sites et zones de stock

7. Déclaration de l’atelier de production

1. Qu’est-ce que le référentiel ?

Le référentiel permet de réaliser l’ensemble des déclarations concernant les données primaires, comme déclarer un nouveau salarié, client, fournisseur, article ou encore une nouvelle machine dans un atelier.

Pour ce projet, nous allons créer un site de production.

Voici donc les étapes de base que le référent Lina de cette entreprise doit suivre pour initier le tout premier référentiel :

·        Déclaration de l’entreprise : créer l’entité, les salariés, les rôles et les permissions.

·        Déclaration des fournisseurs, des matières premières, des produits finis.

·        Déclaration de la chaîne de production : l’atelier, la ligne.

referentiel_entite

2. Déclaration de l’entreprise

La première chose que nous devons faire pour dialoguer avec Lina c’est de lui apprendre qui nous sommes. Nous devons donc lui expliquer qui nous sommes, quelle est notre entreprise, qui sont nos salariés et quels sont leurs rôles dans l’entreprise.

On commence donc par se rendre dans le « Référentiel » > « Entité/Salarié » > « Entité ».

A l’ouverture du menu, une page s’affiche avec une entité par défaut. Pour faciliter la prise en main de la plateforme Lina, des données ont été saisies dans différents menus. Dans chaque référentiel, ce tableau reflète les informations qui sont stockées directement en base de données.

Il faut distinguer trois zones :

1.     Une barre de tâches : c’est avec ces boutons que l’on interagit avec les données. Ajout/édition/suppression d’une entité, impression, import/export de la grille de données…


2.      La grille de données : elle reflète l’ensemble des entités (ou des salariés pour le menu salariés, des articles pour le menu articles…) dans la base de données. La grille est un tableau avec un ensemble de fonctions intégrées Microsoft (Détaillé dans le chapitre 3).



3.      Détail de la ligne sélectionnée : c’est ici que l’on retrouve le détail de toutes les données associées à l’entité sélectionnée (la ligne sélectionnée dans la grille de données). Les informations sont regroupées par onglet.

Remarque : Les zones 2 et 3 ne sont visibles qu’en consultation, on ne peut pas faire de modification directement ici (c’est une sécurité).

On sélectionne l’entité par défaut en faisant un clic sur la ligne dans la grille (zone 2). Puis pour l’éditer, il faut cliquer sur le bouton « Éditer » (zone 1), ou faire un double-clic sur la ligne de la grille. La fiche d’édition de l’entité s’ouvre pour modifier les données. Vous pouvez maintenant compléter la fiche pour modifier l’entité à l’image de votre entreprise, puis cliquer sur le bouton « Enregistrer et fermer ».

 

Voici les principaux types de champs à connaître :

– les champs bleus sont obligatoires ;

les champs blancs sont optionnels ;

– les champs jaunes sont calculés par Lina et ne sont pas modifiables.

types de champs lina





1   : Saisie d’un texte au clavier


2   : Liste déroulante


3   : Sélection d’un item lié à un autre référentiel (ex : pour créer un nouveau client, on lui associe une entité, on vient donc sélectionner son entité dans la liste des entités du référentiel Entité. Si l’entité du client n’existe pas dans le référentiel, on la crée)


4   : Sélection d’une image

détail champ sélection d'un item

Dans le champ Sélection d’un item, on dispose de trois boutons :

1   : Ouverture d’une pop-up avec la liste du référentiel

2   : Vider le champ (bouton grisé si le champ est déjà vide)

3   : Éditer l’enregistrement, c’est-à-dire éditer directement l’item renseigné dans le champ

référentiel salarié

3. Déclaration des salarié.e.s

Revenir au menu général par l’icône LINA en haut à gauche et cliquer sur Référentiel > Entité/Salarié > Salarié.

On retrouve le même principe que pour le référentiel «  Entité », avec une grille de données, et une fenêtre de champs détaillés par salarié.

Vous avez une liste de salariés par défaut, à vous de la modifier.

Liste des salariés dans Lina Entreprise

Vous pouvez créer un nouveau salarié, ou supprimer ceux qui ne sont plus dans l’entreprise. N’oubliez pas de parcourir les onglets du pop-up d’édition, afin de renseigner tous les champs que vous jugerez utiles pour votre activité (pour rappel, seuls les champs bleus sont obligatoires).

Attention, à la création d’un salarié, celui-ci n’a aucun droit de modification sur la plateforme lina. Tout lui est verrouillé, il peut seulement consulter les menus.

Pour lui attribuer les droits dont il a besoin pour utiliser Lina dans son travail, il faudra lui attribuer un rôle avec des permissions prédéfinies pour ce rôle. Voir le tutoriel Gestion des droits.

Menu Référentiel > Général > Client

4. Déclaration des clients

Retournons dans le référentiel pour accéder maintenant au menu Client.

referentiel-clients

Dans l’onglet « Client site », vous remarquerez le champ « Statut client site » avec un fond beige, qui correspond au statut du client :

·        Anonyme
·        
Prospect
·        
Client

Le statut est un champ calculé par l’ERP, il évolue automatiquement selon les relations et les données fournies (donc non modifiable).

Tout champ avec un fond beige est une donnée non modifiable (calculée par Lina).

La gestion client amène deux niveaux dans la notion client. Le client en notion général qui regroupe plusieurs clients-site (même raisonnement pour les fournisseurs).

Pour modifier le client, cliquez sur le bouton « Éditer le client ».

Pour modifier le client site, cliquez sur le bouton « Éditer client site ».

edition-referentiel-client




En naviguant dans les onglets de la fenêtre « Editer client« , vous pouvez éditer non seulement le client, mais aussi tout ce qui lui est rattaché.
C’est-à-dire ses sites client, ses interlocuteurs, les ventes, des informations diverses…


Remarque : différents champs jaunes apparaissent et sont entièrement gérés par l’ERP.

exemple popups édition en cascade

Lorsque l’on édite des champs, les popups d’édition s’ouvrent en cascade.

On peut donc éditer tous nos champs sans avoir à ouvrir à chaque fois un menu référentiel différent.

référentiel fournisseurs

5. Déclaration des fournisseurs

Dans Lina Entreprise,
on se rend dans
Référentiel > Fournisseur > Fournisseur.

Le référentiel Fournisseur fonctionne comme le référentiel Client.
Un fournisseur peut avoir plusieurs sites ou agences, avec un site principal.

fournisseurs nouveau




On clique sur « Nouveau fournisseur ». On déclare la fiche de l’entreprise avec son nom. On peut éventuellement ajouter un type, un code fournisseur, son logo.

On clique sur « Enregistrer & Fermer ». Un fournisseur doit avoir au moins 1 site principal. Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour renseigner le site principal.

fournisseur site principal




Le champ Fournisseur est prérempli avec le nom du fournisseur. On renseigne le nom du site fournisseur principal (par exemple l’agence principale).

Attention, le premier site que Lina nous demande de déclarer est toujours le siège social du fournisseur. On renseigne l’adresse du siège puis on enregistre et on ferme la fenêtre.

Une fois le site principal déclaré, on peut déclarer d’autres agences secondaires.

fournisseurs-site-nouveau-2

Dans la liste des fournisseurs, on peut cliquer sur la petite flèche à gauche du fournisseur pour afficher ou masquer les sites de ce fournisseur.

Pour créer une nouvelle agence, on vient sélectionner un site du fournisseur et on clique sur le bouton « Nouveau fournisseur site ».

Cela ouvre la même fenêtre que précédemment. Pensez à bien modifier le type de site en « Agence » par exemple, pour ne pas avoir plusieurs sites de type « Principal ».

nouvel interlocuteur



Pour créer un nouvel interlocuteur sur un site fournisseur, on double-clique sur sa ligne pour ouvrir sa fiche d’édition. Puis on se rend dans l’onglet « Interlocuteurs » et on clique sur Nouveau en haut de la fenêtre.

fournisseur interlocuteur





La fiche interlocuteur apparaît. Les champs « Fournisseur » et « Site » sont déjà renseignés selon le site fournisseur sur lequel on crée l’interlocuteur.

On peut définir un état de l’interlocuteur avec les trois cases à cocher.

  • S’il est « inactif » : il a quitté l’entreprise ;
  • si c’est notre interlocuteur « principal » sur ce site ;
  • si c’est un interlocuteur « rouge » : à ne pas contacter.


On retrouve ces informations par un code couleur (gris, vert, rouge) dans la liste des interlocuteurs.

6. Déclaration des sites et zones de stock

6.1 Déclaration des sites

6.2 Déclaration des zones

6.1 Déclaration des sites

On se rend dans Référentiel > Stock > Site de stock.

nouveau site de stock

On renseigne les sites de stock en cliquant sur Nouveau.

menu site de stock






Un site est rattaché à une entité.



Une entité peut avoir un site de stock principal, qui servira à pré-renseigner le champ avec le site principal lors des commandes.

Remarque : Attention à ne pas confondre les sites de stock avec les zones de stock.

Les zones de stock permettent de découper un site en sous-parties : salles, rangées, étagères…

6.2 Déclaration des zones

On se rend dans Référentiel > Stock > Zone de stock.

menu zone de stock

Pour les zones de stock il est possible de déclarer une arborescence en zones et sous-zones.

 

  • Pour créer une zone, cliquez sur « Nouveau ».
  • Pour créer une sous-zone, cliquez sur la zone et faites « Nouveau enfant ».
nouveau sous-zone

Il est possible de descendre jusqu’à 32 niveaux de sous-zones.

Attention à bien cliquer sur la zone parent pour faire ajouter un nouvel enfant.

On obtient alors ce résultat :

arborescence sous-zones

L’arborescence est indiquée dans le champ « Chemin complet » où chaque « / » sépare une zone parent d’une zone enfant.

Menu Référentiel > Production > Ligne

7. Déclaration de l’atelier de production

Nous allons maintenant voir comment construire notre usine dans Lina, en y déclarant toutes nos machines, nos chaînes de productions et nos ateliers pour pouvoir commencer notre gestion de production(GPAO).

On commence donc par ouvrir le Lina Entreprise et se rendre dans l’espace Référentiel comme vu dans le chapitre 1.
Cliquez sur « Référentiel » > « Production » > « Ligne ».

menu-ligne4

Si l’icône Ligne n’est pas présente dans le thème « Production » central, vous pouvez utiliser à droite le menu dynamique « > » ou en haut le « Menu complet » pour ajouter le menu « Ligne » à vos favoris.
Vous pouvez aussi saisir « Ligne » dans la zone de recherche à droite.
Ensuite faire un glisser-déposer du menu « Ligne » de la droite vers le centre.

A l’ouverture du menu, une page s’affiche avec un tableau vierge. Nous allons initialiser ce tableau en déclarant notre première ligne, la ligne Jambon-beurre.

nouvelle-ligne1


Dans l’onglet « Général« , cliquer sur le bouton « Nouveau » .

Une nouvelle page s’ouvre, et on remarque qu’elle indique « Atelier ». En effet, Lina nous demande de choisir un atelier dans lequel se trouve notre ligne. Cependant, nous n’avons pas encore créé d’atelier, mais pas de panique, nous pouvons déclarer un nouvel atelier directement ici, sans devoir sortir pour repasser dans un autre menu.

C’est un principe de base de Lina, lorsque nous avons besoin de créer par exemple une ligne, et qu’elle nécessite d’être affectée à un atelier, Lina nous permet toujours de créer cet atelier directement depuis le menu sur lequel nous sommes. Cela nous évite ainsi de perdre du temps à rechercher le bon menu et à faire des allers-retours sans arrêt.


Sur la page « Atelier« , on clique donc sur « Nouveau » pour déclarer notre nouvel atelier, afin de pouvoir ensuite affecter notre ligne Jambon-beurre à cet atelier.

nouvelle-ligne6

Une nouvelle fois, Lina nous demande d’autres informations obligatoires pour pouvoir créer notre atelier.

Le premier champ est le nom de l’atelier, que nous allons nommer « Production sandwichs ».

Les deux champs suivants sont des sélections. Pour sélectionner un type d’atelier, nous pouvons cliquer sur le bouton à droite du champ représenté par trois points, ou faire un double-clique dans le champ (la zone bleue), ou encore cliquer une fois dans le champ pour y positionner le curseur de souris puis appuyer sur Entrée.

nouvelle-ligne3

Une nouvelle page s’ouvre pour sélectionner le type d’atelier. Encore une fois, comme nous n’avons pas encore créé de type d’atelier, on clique sur Nouveau pour créer un nouveau type, que nous allons nommer « Production ». On remarque ici des champs de saisie avec un fond bleu, et d’autres avec un fond blanc. Les champs en bleu indiquent que le renseignement de champ est obligatoire. En blanc, ce sont des champs optionnels. Ce code couleur est valable pour l’ensemble de la plateforme Lina. On valide ensuite la sélection en double cliquant sur le nouveau type d’atelier ou en cliquant sur le bouton Valider la sélection en haut à gauche.

nouvelle-ligne4

On répète cette étape pour le champ « Entité ».

L’entité dans Lina représente une entreprise, la nôtre ou celle d’un client, d’un fournisseur… Les champs obligatoires pour créer une entité sont le nom et la ville.


Déclarons alors dans Lina notre entreprise « Les sandwichs de l’Ouest » basée à Saint-Brieuc.

nouvelle-ligne5

Ci-après, le récapitulatif de notre nouvel atelier. On peut maintenant cliquer sur Enregistrer&Fermer.

Notre atelier Production sandwichs apparaît dans la liste des ateliers. On peut maintenant valider la sélection avec ce nouvel atelier pour poursuivre la création de notre ligne.

8. À retenir

  • Les champs en bleu indiquent que le renseignement de champ est obligatoire. En blanc ce sont des champs optionnels. En couleur saumon ce sont des champs non modifiables. Ce code couleur est valable pour l’ensemble de la plateforme Lina.


  • Les champs en beige sont des champs renseignés automatiquement par Lina, ils ne sont pas modifiables.


  • Dans le tableau de données, on peut avoir un code couleur pour repérer les états d’une donnée (comme le statut anonyme ou prospect d’un client par exemple). Dans ce cas, on peut consulter la légende par un clic droit, menu contextuel « Légende », pour connaître le code couleur.


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