menu planning OT

6. Planning des Ordres de Travail (OT)

On se rend dans « Tous les menus  » > « GMAO » > « Planning des ordres de travail ».

Dans le planning des OT deux vues sont possibles.

  • 1 – Planning des exécutions OT
  • 2 – Liste des exécutions OT

Pour basculer entre les vues, il faut cliquer sur la bande blanche pour faire apparaître les vues disponibles.

basculer vue planning

Vue 1 – Planning des exécutions OT  :

planning des OT

Sur cette vue vous retrouvez en bas de l’écran un tableau récapitulatif avec plusieurs onglets :

· Onglet Préventif : la liste des préventifs dont la date de réalisation tombe la semaine courante du planning. Voir le chapitre Les préventifs.

· Onglet Remplacement : Les équipements dont la date de remplacement arrive à son terme. Cette date est définie dans la fiche équipement, voir dans le chapitre « Les équipements » > Remplacement de l’équipement.

· Onglet Demande intervention : la liste des demandes d’interventions. Voir le chapitre Les demandes d’intervention.

· Onglet OT affectés en retard : la liste des OT en retard. Un OT dont la date limite est dépassée mais encore dans la zone de tolérance (couleur jaune), n’est pas considéré comme en retard.

· Onglet OT non affectés : Les OT déclarés mais qui ne sont affectés à personne. Les techniciens viennent s’affecter eux-mêmes ces OT.

Dans chaque onglet on retrouve le même code couleur pour indiquer les tâches à venir ou en retard :

· En blanc : les tâches à venir. Elles doivent être planifiées dès que possible.

· En jaune : les tâches dont la date limite est dépassée, mais où l’on se trouve encore dans l’intervalle de tolérance. Correspond à la colonne « Nb jours de dépassement selon fréquence », qui indique le nombre de jours dépassés selon la date limite fixée, sans tenir compte de la tolérance.

· En rouge : la date limite est dépassée et l’intervalle de tolérance également. Correspond à la colonne « Nb jours de dépassement selon tolérance », qui indique le nombre de jours dépassés selon la date limite fixée + la tolérance fixée.

Important : Par défaut la liste des préventifs à réaliser ne contient que ceux de la semaine affichée sur le planning.
Pour afficher les préventifs sur une plus longue période, utilisez les champs « Du/Au ». Cochez les cases pour dégriser les champs dates.

Vue 2 – Liste des exécutions OT :

liste des exécutions OT

7. Planification et affectation de l’OT

Pour planifier un OT, on se rend sur la vue « Planning des exécutions OT ».

On crée un nouvel OT en cliquant sur le bouton « Nouveau ». On déclare les champs obligatoires, puis on se rend dans l’onglet « Compte rendu ». Si on clique sur le bouton « Affecter exécutants » le logiciel va nous demander d’enregistrer avant d’effectuer cette opération. On clique donc d’abord sur le bouton « Enregistrer ».

Ne pas cliquer sur « Enregistrer & fermer » pour ne pas fermer la fenêtre.

OT affecter exécutant

Pour affecter d’autres exécutants, on peut maintenant cliquer sur le bouton « Affecter exécutants  ». La liste des salariés apparaît, il suffit de cocher les cases en face de chaque salarié pour l’affecter. Il est possible d’affecter autant de salariés que l’on souhaite sur un même OT.

Une fois les salariés affectés, la liste des exécutants se met à jour. On peut maintenant enregistrer et fermer la fenêtre pour revenir à l’agenda.

Par défaut, l’OT se place au premier jour de la semaine courante lors de sa création. On le voit affiché ici en blanc sur l’agenda. Un OT blanc signifie qu’il est dans l’état en attente. Pour faire apparaître la légende du code couleur lié à l’agenda, il faut faire clique droit puis « Légende ».

On déplace notre OT sur le jour et l’heure où on souhaite le planifier. Par un cliquer-glisser sur les bords haut et bas de l’OT sur l’agenda on modifie la durée de l’intervention par intervalles de 30 minutes. Lorsqu’il est correctement placé dans l’agenda, on vient maintenant cliquer sur « Changement d’état » puis « Planifier » pour passer l’OT dans l’état planifié. Il apparaîtra alors en vert, et tous les exécutants affectés à cet OT le verront apparaître sur leur planning.

5. Compte-rendu d’intervention

8. Compte-rendu d’intervention (CR)

Une fois son intervention réalisée, le salarié passe par son agenda pour rédiger son compte-rendu.

Par un double-clic sur un OT dans l’agenda, il ouvre directement la fenêtre de compte rendu.

D’ici, il a accès aux différents boutons que nous avons vus jusque-là. Les boutons de documentations (équipements, préventifs). Il peut également imprimer une fiche d’intervention.

Le salarié doit renseigner obligatoirement la date réelle d’intervention. Elle peut être différente de la date prévue. Il peut également renseigner le temps pendant lequel la machine a été arrêtée et ce qui a réellement causé l’arrêt (défaillance électrique, problème mécanique…). L’exécutant peut indiquer si la réparation faite est provisoire et devra nécessiter une autre intervention. Enfin, il coche les checklists qu’il a réalisées et rédige son compte rendu.

Planning OT checklist

Lorsque le CR a été renseigné, l’OT apparaît alors avec une icône dans le coin supérieur gauche pour informer l’utilisateur qu’il a bien fait son compte-rendu pour cet OT.

Important : L’OT ne pourra pas passer dans l’état « valider » tant que tous les comptes-rendus des exécutants ne seront pas renseignés.

OT Compte-rendu renseigné

Remarque : Sur un compte-rendu, je peux accéder à l’OT associé à celui-ci en cliquant sur Editer l’OT.

OT réparation provisoire

9. Maintenance curative

Dans le compte rendu d’intervention, cochez l’option « réparation provisoire ».

Lorsque l’OT passera dans l’état « validé », un message informera l’utilisateur qu’un nouvel OT va être généré automatiquement suite à la réparation provisoire pour terminer la réparation nécessaire.

Il est possible de planifier cet OT directement dans la fenêtre d’information qui apparaît. Il sera possible dans les analyses de détecter les réparations provisoires effectuées, pour les prendre en compte ou non.

menu ordre de travail

10. Transformer un préventif en OT

Se rendre dans Tous les menus > GMAO > Ordres de travail

OT menu agenda préventifs

Affichage en cours :
1
Agenda des OT



Lorsqu’un préventif approche de sa date de réalisation,
il apparaît dans l’agenda des OT



sous les « Tâches à réaliser »
dans l’onglet Préventif.

J’ai ici la liste des préventifs à réaliser dès que possible. Je planifie mon préventif de la même façon qu’un OT par un glisser-déposer du préventif vers l’agenda. Cela crée automatiquement un ordre de travail. La fiche OT s’ouvre immédiatement à l’écran, je dois renseigner le type d’OT pour continuer. Je peux ensuite renseigner les autres champs, affecter des exécutants etc. Voir le chapitre Les ordres de travail.

Le principe est le même pour les autres onglets « Remplacement » et « Demande Intervention ».

 

En accédant à l’onglet « Préventifs déclencheurs » de l’OT, je peux voir ici le préventif qui l’a déclenché.

onglet

Remarque : il faut avoir enregistré l’OT une première fois pour que le préventif apparaisse.

menu ordre de travail

11. Prendre en charge une DI depuis le planning

On se rend dans Tous les menus > GMAO > Ordres de travail.

Depuis le planning des OT, chaque technicien voit toutes les DI ouvertes. Il peut ainsi prendre en charge immédiatement une DI urgente.

Tâches à réaliser

Dans la liste des tâches à réaliser en dessous de l’agenda, on ouvre l’onglet Demande Intervention. Seules les DI non encore prises en charge apparaissent.

Le nombre de demandes en cours est affiché entre parenthèses sur l’onglet. Cela permet de voir directement s’il y a des DI à traiter même si l’onglet n’est pas ouvert.

Demande d'intervention prendre en charge



Pour prendre en charge une demande depuis son agenda, le technicien de maintenance peut double-cliquer sur la DI pour l’ouvrir, puis cliquer sur Changement d’état > Prendre en charge.

Cela va générer un nouvel OT pré-renseigné selon les informations disponibles dans la DI, que le technicien devra terminer de compléter et planifier.

Il peut également directement glisser-déposer la DI dans son agenda, ce qui va la passer automatiquement dans l’état « pris en charge » et ouvrir une nouvelle fenêtre d’OT comme dans la façon précédente.

Lina Maintenance GMAO Equipement

12. L’historique des OT sur un équipement

Si je reviens dans le menu « Equipement« , sur chaque équipement je retrouve l’historique de tous les OT qui ont été réalisés sur celui-ci.

2. L’historique des OT sur un équipement

Pour cela je me rends dans l’onglet « Historiques » de l’équipement.
S’il n’est pas visible, pensez à utiliser les flèches à droite de la liste des onglets pour les faire défiler.

Attention à bien vérifier que vous consulter le premier sous-onglet « OT » de l’historique, et non pas le second sous-onglet « Articles OT  » qui est également présent dans l’historique.

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