Chapitre 1

Référentiel administratif : ERP

2. Déclaration de l’ entreprise

3. Déclaration des salarié.e.s

4. Déclaration des fournisseurs

5. Déclaration des articles

6. Déclaration des sites et zones de stock

1. Les standards Lina Pro

Le référentiel permet de déclarer les données primaires.

On va déclarer ici l’entreprise, les salariés, les fournisseurs, les articles, les sites et zones de stock.

Voici une interface simplifiée avec les menus qui nous intéressent : « Entité« , « Salarié« , « Fournisseur« , « Article et composé ».

référentiel entité

2. Déclaration de l’entreprise

On commence par déclarer l’entreprise dans « Référentiel » > « Général » > « Entité  ».

A l’ouverture du menu, une page s’affiche avec une entité par défaut. Pour faciliter la prise en main de la plateforme Lina, des données ont été saisies dans différents menus. Dans chaque référentiel, ce tableau reflète les informations qui sont stockées directement en base de données.

explications menu

Il faut distinguer 3 zones :

  1. Une barre de tâches : c’est avec ces boutons que l’on interagit avec les données. Ajout/édition/suppression d’une entité, impression, import/export de la grille de données…
  2. La grille de données : elle reflète l’ensemble des entités (ou des salariés pour le menu salariés, des articles pour le menu articles…) dans la base de données. La grille est un tableau avec un ensemble de fonctions intégrées Microsoft (voir le chapitre dédié pour plus de détails).
  3. Détail de la ligne sélectionnée : c’est ici que l’on retrouve le détail de toutes les données associées à l’entité sélectionnée (la ligne sélectionnée en bleu dans la grille de données). Les informations sont regroupées par onglet.

R emarque :

Les zones 2 et 3 ne sont visibles qu’en consultation, on ne peut pas faire de modification directement ici (c’est une sécurité).

On sélectionne l’entité par défaut en cliquant sur la ligne dans la grille (zone 2).

Puis pour l’éditer, il faut cliquer sur le bouton « Éditer » (zone 1), ou faire un double-clique sur la ligne de la grille.

La fiche d’édition de l’entité s’ouvre pour modifier les données. Vous pouvez maintenant compléter la fiche pour modifier l’entité à l’image de votre entreprise. N’oubliez pas de parcourir les différents onglets de la fiche (ici en vert). Cliquez sur le bouton « Enregistrer et fermer » dans la fiche d’édition pour enregistrer vos modifications. Cliquez sur « Annuler » pour ne pas enregistrer.

fiche d'édition entité

Voici les principaux types de champs à connaître :

– les champs bleus sont obligatoires

– les champs blancs sont optionnels

– les champs jaunes sont calculés par Lina et ne sont pas modifiables

types de champs lina





  1. Saisie d’un texte au clavier


  2. Liste déroulante



  3. Sélection d’un item lié à un autre référentiel
    Exemple : pour créer un nouveau client, on lui associe une entité, on vient donc sélectionner son entité dans la liste des entités du référentiel Entité. Si l’entité du client n’existe pas dans le référentiel, on la crée.


  4. Sélection d’une image

Dans le champ Sélection d’un item, on dispose de 3 boutons :


  1. Ouverture d’une pop-up avec la liste du référentiel

  2. Vider le champ (bouton grisé si le champ est déjà vide)

  3. Éditer l’enregistrement, c’est-à-dire éditer directement l’item renseigné dans le champ
référentiel salarié

3. Déclaration des salarié.e.s

Revenir au référentiel par l’icône LINA Maintenance en haut à gauche et cliquer sur l’icône salarié.

On retrouve le même principe que pour le référentiel « Entité », avec une grille de données, et une fenêtre de champs détaillés par salarié.

Liste des salariés

Vous avez une liste de salariés par défaut, à vous de la modifier. Vous pouvez créer un nouveau salarié, ou supprimer ceux qui ne sont plus dans l’entreprise. N’oubliez pas de parcourir les onglets du pop-up d’édition, afin de renseigner tous les champs que vous jugerez utiles pour votre activité (pour rappel, seuls les champs bleus sont obligatoires).

Attention, à la création d’un salarié, celui-ci n’a aucun droit de modification sur la plateforme Lina. Tout lui est verrouillé, il peut seulement consulter les menus.

Pour lui attribuer les droits dont il a besoin, il faudra lui attribuer un rôle avec des permissions prédéfinies pour ce rôle. Voir le tutoriel gestion des droits.

référentiel fournisseurs

4. Déclaration des fournisseurs

On se rend dans Référentiel > Général > Fournisseur

Un fournisseur peut avoir plusieurs sites ou agences, avec un site principal.

On clique sur « Nouveau fournisseur ». On déclare la fiche de l’entreprise avec son nom. On peut éventuellement ajouter un type, un code fournisseur, son logo.

fournisseurs nouveau

On clique sur «Enregistrer & Fermer ». Un fournisseur doit avoir au moins 1 site principal. Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour renseigner le site principal.

Le champ « Fournisseur » est prérempli avec le nom du fournisseur. On renseigne le nom du fournisseur site principal (le site privilégié pour nous).

Une fois le site principal déclaré, on pourra déclarer d’autres sites secondaires.

fournisseur site principal

Pour créer un interlocuteur on se rend dans l’onglet « Interlocuteurs » et on clique sur « Nouveau » en haut de la fiche d’édition.

nouvel interlocuteur

La fiche interlocuteur apparaît. Les champs « Fournisseur » et « Site » sont déjà renseignés selon le site fournisseur sur lequel on crée l’interlocuteur.

fournisseur interlocuteur








On peut définir un état de l’interlocuteur avec les trois cases à cocher.

  • S’il est « inactif » : il a quitté l’entreprise ;
  • si c’est notre interlocuteur « principal » sur ce site ;
  • si c’est un interlocuteur « rouge » : à ne pas contacter.

On retrouve ces informations par un code couleur (blanc, vert, rouge) dans la liste des interlocuteurs.

liste interlocuteurs

On enregistre et on ferme la fenêtre. On revient alors à la liste des fournisseurs site.

On vient de créer un site principal.

On va maintenant créer un site secondaire pour le fournisseur.

Dans la liste, on clique sur notre fournisseur site « SMIGROUP SAINT-BRIEUC« , puis on clique sur le bouton « Nouveau fournisseur site ».

nouveau fournisseur site

Pour le fournisseur SMIGROUPE, on crée le site secondaire « SMIGROUP RENNES » de type « Agence ».

fournisseur site agence

On enregistre et on revient à la liste des fournisseurs site.

Résultat : On a 1 fournisseur « SMIGROUP », qui possède 2 fournisseurs site « SMIGROUP SAINT-BRIEUC » et « SMIGROUP RENNES ».

liste fournisseurs site

5. Déclaration des articles

On se rend dans Référentiel > Article et composé.

Par défaut, plusieurs articles sont déjà déclarés dans Lina.

Si on crée un nouvel article avec le bouton « Nouveau« , voici la fiche vierge qui s’ouvre :

fiche article vide

Pour cet exemple prenons un vérin de la marque Festo, et remplissons sa fiche article.

Champ Nom : Vérin diam 16 course 25 (privilégier ici un nom clair et simple à lire, plutôt qu’une référence constructeur).

Champ Obsolète : Vous pourrez cocher cette case pour archiver votre article si vous ne l’utiliserez plus jamais.

Champ EAN13 : Renseigner l’EAN13 donné par le fournisseur si vous souhaitez pouvoir scanner l’article avec un code-barres (voir le chapitre Gestion de stock).

Champ Type : ce champ est calculé par Lina il n’est pas possible de le modifier. Pour la maintenance il sera toujours de type produit car nous ne réalisons pas d’article semi-fini ou produit fini.

Champ Fonction : achat, achat/vente, ou vente. Pour les articles de maintenance, la fonction sera toujours achat. Par défaut le champ est empli avec achat/vente, vous n’êtes pas obligé de le changer à chaque fois si cela n’a pas d’impact dans vos analyses.

Champ Famille : on peut créer un nouvelle famille « Pièce d’usure ». Cela permettra dans les analyses de différencier les vérins et roulements qui sont des pièces d’usure. Les vis et boulons qui seront des consommables. Ou encore les tournevis et marteaux qui seront de la famille outillage. Cela n’aurait en effet pas de sens pour certaines analyses de comparer des vérins et des tournevis ensemble.

nouvelle famille article

Champ Sous-famille : Dans la famille pièce d’usure, on peut créer une nouvelle sous-famille vérins.

nouvelle sous famille article

Voici d’autres exemples de sous-familles pour la famille pièces d’usure : roulements, électrovanne…

fiche article renseignée







Champ Catégorie  : on peut renseigner une catégorie Maintenance pour cet article, si le référentiel article est partagé avec la production. Cela permet de filtrer sur tous les articles de maintenance. Si votre référentiel ne contient que des articles de maintenance, ce champ est optionnel. Les catégories renseignées par défaut dans Lina sont : bureautique, emballage, logistique, maintenance, production.

Champ Constructeur  : FESTO

Champ Code article constructeur  : 8073761

Champ Réf article constructeur  : CRDSNU-B-16-25-P-A-MG-A1

Champ Gestion de stock simple  (pas de lot) : Cette case est cochée par défaut.

Champ Image : Vous pouvez ajouter une photo de l’article.

L’unité est obligatoire sur les articles. Si on clique sur Enregistrer&Fermer, Lina va nous demander de renseigner l’unité. On a alors ce popup qui s’ouvre :

nouvelle unité article

On renseigne en premier une unité de base. Pour le vérin, ce sera 1 pièce l’unité de base. On peut ensuite déclarer d’autres unités multiples, par exemple « boite de 5 ».

Sur la fiche article, on va dans l’onglet « Unités ».

unité onglet

On crée une nouvelle unité et dans le champ « Nom« , on renseigne « boite de 5 ».
Dans le champ « Quantité« , on renseigne 5, qui correspond à 5 fois l’unité de base soit 5 pièces.

unité multiple

On a fait un exemple avec une unité de base « 1 pièce ». On peut faire la même chose avec une unité de base « 1 litre », « 1 kg », ou encore « 1 mètre » par exemple.

Sur la liste des unités, un code couleur nous indique en vert l’unité de base. Pour changer l’unité de base, sélectionnez l’unité et cliquez sur « Définir en tant qu’unité de base ».

unités liste

6. Déclaration des sites et zones de stock

Site de stock

6.1 Déclaration des sites

Zone de stock

6.2 Déclaration des zones

6.1 Déclaration des sites

On se rend dans Référentiel > Stock > Site de stock.

nouveau site de stock

On renseigne les sites de stock en cliquant sur Nouveau.






Un site est rattaché à une entité.



Une entité peut avoir un site de stock principal, qui servira à pré-renseigner le champ avec le site principal lors des commandes.

Remarque : Attention à ne pas confondre les sites de stock avec les zones de stock.

Les zones de stock permettent de découper un site en sous-parties : salles, rangées, étagères…

6.2 Déclaration des zones

On se rend dans Référentiel > Stock > Zone de stock.

Pour les zones de stock il est possible de déclarer une arborescence en zones et sous-zones.

  • Pour créer une zone, cliquez sur « Nouveau ».
  • Pour créer une sous-zone, cliquez sur la zone et
    faites « Nouveau enfant ».
nouveau sous-zone




Il est possible de descendre jusqu’à 32 niveaux de sous-zones.

Attention à bien cliquer sur la zone parent pour faire ajouter un nouvel enfant.

On obtient alors ce résultat :

arborescence sous-zones

L’arborescence est indiquée dans le champ « Chemin complet » où chaque « / » sépare une zone parent d’une zone enfant.

7. À retenir

  • Les champs bleus sont obligatoires. Les champs blancs sont optionnels. Les champs jaunes sont non modifiables. Ce code couleur est valable pour l’ensemble de la plateforme Lina.


  • Dans le tableau de données, on peut avoir un code couleur pour repérer les états d’une donnée (comme un interlocuteur banni en rouge et un interlocuteur principal en vert par exemple). Dans ce cas, on peut consulter la légende par une clique droite puis Légende, pour connaître le code couleur.


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